Como imprimir en Excel tablas y hojas de cálculo correctamente

DESCRIPCIÓN

Lograr que se impriman y muestren exactamente el área, las celdas, columnas o filas que necesitamos de un documento creado en Excel. Como mostrar las líneas de división, ajustar y reducir el tamaño de una tabla. Como usar las opciones en la ventana de Vista previa. Solucionar los errores frecuentes

Microsoft Excel es el programa más utilizado para crear e imprimir hojas de cálculo y tablas.

Muchos de los que no lo utilizan de forma profesional confrontan problemas a la hora de imprimirlas.

Varios son los conflictos, no se muestran las líneas de división, no se imprime el área deseada, faltan columnas, se dividen las tablas incorrectamente, etc.

A petición de algunos lectores en este artículo abordamos de forma sencilla con ejemplos prácticos, los problemas más frecuentes al imprimir hojas de cálculo, tablas y documentos y como solucionarlos, los que no somos profesionales.

IMPRIMIR EN EXCEL

De forma predeterminada Excel imprime el área de la página que contengan datos, es decir desde la primera hasta la última celda.

Para eso el programa usa algunos parámetros predeterminados:

• El tamaño del papel, o sea dimensiones físicas (A4, Carta, Legal, etc.)

• La orientación de la página (Vertical u Horizontal)

• Los márgenes (espacios alrededor)

La siguiente imagen muestra un ejemplo, una página con solo dos celdas: "dato1" y "dato2".

La celda "dato2" queda fuera del área de impresión ya que en este ejemplo la orientación de la página es Vertical y se usa una hoja A4. Se imprimirá en otra hoja.

En caso que el contenido de la tabla u hoja no quepa en una página, se imprimirán varias.

No obstante podemos hacer los ajustes para que el archivo impreso sea exactamente como lo necesitamos.

¿COMO IMPRIMIR UN DOCUMENTO EN EXCEL?

Para imprimir una hoja de cálculo o una tabla en la ficha Archivo usamos "Imprimir", se abrirá la ventana de Vista previa.

Esta ventana nos permite ver como quedará exactamente el documento impreso y hacer los ajustes necesarios en caso de errores.

También podemos abrirla usando las teclas: CONTROL + P.

Los comandos en la barra lateral de la ventana de Vista previa nos permiten hacer los ajustes para que la impresión sea exitosa.

No obstante lo ideal es configurar el documento en la vista de Diseño de página y usar la Vista previa para dar los toques finales.

¿COMO IMPRIMIR CORRECTAMENTE UNA TABLA EN EXCEL? 

1- El primer paso es abrir la ficha Diseño de página y escoger la "Orientación" y el "Tamaño" de la hoja en la impresora.

2- Seleccionar el área de la tabla que se desea imprimir.

Para eso damos un clic en la primera celda y con la tecla Shift (Mayus) presionada seleccionamos la última celda.

3- Damos un clic en el icono "Área de impresión" y en el menú seleccionamos: "Establecer área de impresión".

Veremos ahora una línea de puntos gruesa rodeando el área.

Si dentro de dicha área aparece otra línea de puntos delgada, indica que nos excedimos del área de la hoja a imprimir o sea no cabe lo que necesitamos imprimir físicamente.

En la imagen de ejemplo las dos últimas columnas quedan fuera del área de impresión.
Necesitamos hacer algunos cambios como reducir el ancho de columnas, la fuente, usar otra orientación u otros, hasta que desaparezca dicha línea.
Si queremos a toda costa mantener el formato actual podemos reducir toda el área completamente, la opción la encontraremos en la ventana de Vista previa.

CONFIGURAR EL RESULTADO DE LA IMPRESIÓN EN LA VENTANA DE VISTA PREVIA 

Usa las teclas CONTROL + P. Para sorpresa nuestra en la ventana de vista previa no se muestran las líneas de división.

Debemos activar la opción manualmente.

Para eso da un clic en el vínculo "Configurar página", en la pestaña Hoja marca la casilla: "Imprimir líneas de división".

Ahora en la opción "Escalado" da un clic y en el menú selecciona: "Ajustar hoja en una página"

Verás que ahora se muestran correctamente todas las columnas.

OPCIONES DE LA VENTANA VISTA PREVIA

Algunas de las opciones en la ventana de Vista previa se explican solos (Seleccionar impresora, paginas a imprimir, intercalar, etc.)

La opción Escalado es la que más ayuda para ajustar el formato:

Sin escalado. Imprime la hoja de cálculo o tabla sin modificar el tamaño ni el formato, las celdas que queden fuera se imprimen en otra hoja.

Ajustar hoja en una página. Reduce el tamaño general para que quede en una página.

Ajustar todas las columnas en una página. Reduce el ancho.

Ajustar todas las filas en una página. Reduce la altura.

La opción Configuración abre una ventana en la que establecer algunos parámetros básicos de la impresión. 

Saltos de página

En hojas que necesitan varias páginas Excel marca los límites del área que le corresponde a cada una de ellas con las líneas discontinuas.

Sin embargo puedes especificar exactamente donde debe comenzar cada página, para eso utiliza la opción "Saltos".

Marca la celda donde desees que comience una página.

Da un clic en el icono "Saltos" y en el menú escoge: "Insertar Salto de página".

Ahora en la hoja aparecerán las líneas discontinuas que marcan el salto.

Errores frecuentes al imprimir en Excel

1- Ante cualquier error el primer paso es en la ficha Diseño de pagina > Área de impresión, en el menú seleccionar: "Borrar área de impresión".

2- En la ventana de vista previa en Configuración asegúrate que este seleccionada la opción: "Imprimir hojas activas" y no: "Imprimir selección"

3- Cuando los datos exceden el ancho de una columna el texto impreso se truncará y los números impresos se verán como signos de número (##). Para evitarlo aumenta el ancho de las columnas o de las filas.